組織籌備一次慶典，如同進行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計劃。商務人員如果受命完成這一任務，需要記住兩大要點：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要計劃 好慶典的具體內(nèi)容。

    毋庸多言，慶典既然是慶祝活動的一種形式，那么它就應當以慶祝為中心，把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實。

    慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應當在其具體內(nèi)容的計劃 上，得到全面的體現(xiàn)。

    （1）慶典策劃：確定來賓及發(fā)放請柬；來賓組成：政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等。總之，來賓要具有一定的代表性；發(fā)放請柬要求：請柬提前7—10天發(fā)放。重要來賓請柬發(fā)放后，組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯(lián)系。

    （2）設計慶典活動程序；一般程序：主持人宣布開典；介紹來賓；由組織的重要領導或來賓代表講話；計劃 參觀活動；計劃 座談或宴會；邀請重要來賓留言或提字。

    （3）落實致辭人和剪彩：；致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織最高負責人，客方為德高望重、社會地位較高的知名人士；選擇致辭人和剪彩人應征得本人同意。

    （4）編寫宣傳材料和新聞通訊材料；列出慶典主題、背景、活動內(nèi)容等相關材料，將材料裝在特制的包裝袋內(nèi)發(fā)給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。

    （5）慶典活動的接待工作；設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務；對重要來賓，要由組織領導親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。

    在慶典的籌備組織內(nèi)，根據(jù)實際需要，下設若干專項小組，分別針對如公關、禮賓、財務、會務等各專項負責，使權責清晰明確。其中禮賓組，最為重要。

    慶典的禮賓接待組，通常由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。具體工作有以下幾項：一，來賓的迎送。二，來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路，將其送到既定的地點。三，來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓，應計劃 專人陪同始終，以便關心與照顧。四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。

    舉行慶祝儀式的現(xiàn)場，是慶典活動的中心地點，應精心布置好。對它的計劃 、布置是否恰如其分，往往會直接地關系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的設計程序，在布置舉行商務類型的慶典現(xiàn)場時，需要通盤考慮：

    一，地點選擇。

    二，環(huán)境美化。在著力烘托出熱烈、隆重、喜慶氣氛的同時突出舉辦單位特色，避免“喧賓奪主”。

    三，場地大小。根據(jù)參加人數(shù)合理選擇，過大或過小都會影響慶典效果。

    四，音響準備。對于曲目嚴格審查，使其符合整體烘托要求。對于設備嚴格把關，調(diào)試工作做細做好。

    最后，慶典程序詳盡清晰。儀式禮儀規(guī)定，擬定慶典的程序時，有兩條原則必須堅持：一，時長適度。二，過程明晰。依照常規(guī)，一次慶典大致上應包括下述幾項程序：

    預備：請來賓就座，出席者安靜，介紹佳賓。

    第一項，宣布慶典正式開始，全體起立，奏國歌，唱本單位之歌。

    第二項，本單位主要負責人致辭。其內(nèi)容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等。其重點應是報捷以及慶典的可“慶”之處。

    第三項，邀請嘉賓講話。大體上講，出席此次的上級毛要領導、協(xié)作單位及社區(qū)關系單位，均應有代表講話或致賀辭。

    第四項，計劃 文藝演出。這項程序可有可無，如果準備計劃 ，應當慎選內(nèi)容，注意不要有悖于慶典的宗旨。

    和眾營銷策劃認為應當精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程序不無關系。儀式禮儀規(guī)定，擬定慶典的程序時，有兩條原則必須堅持：第一，時間宜短不宜長。大體上講，它應以一個小時為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來賓。第二，程序宜少不宜多。